این سایت برای ie9 طراحی نشده است

لطفا دستگاه خود را بچرخانید.

تدوین WBS فعالیت ها

۲ تیر ۱۳۹۵ مهسا بگلری
بدون دیدگاه

ساختار  شکست کار (WBS) مفهومی بسیار مهم در مدیریت پروژه است. ساختار شکست کار (WBS) کاملاً سلیقه ای بوده و دستورالعملی برای آن وجود ندارد. ولی در این حال قوانین و شیوه هایی برای ساختار شکست کار تعبیه شده است که با رعایت و به کارگیری آنها میتوان مطمئن شد که ساختار خوب و قابل قبولی را برای پروژه خود انتخاب کرده ایم.

به طور کل هر شیوه شکست امتیازهایی را برای خود دارد. درواقع معیارهای مختلفی برای شکست پروژه وجود دارد و هرکدام کارکردهای کنترلی خاص خود را دارند. مسئولیت ها، منابع، واحدهای کارکردی، محل، زمان و ریسک ها همگی میتوانند برای شکست پروژه به کار روند. بااین حال یک معیار در این بین بیشترین کاربرد را دارد و آن معیار تحویل شدنی های پروژه است. “ساختار شکست کار” بازنمایی گستره پروژه است و باید همیشه جامع و مانع باشد. یعنی هم تمام کارهای پروژه را شامل شود و هم کار اضافی در آن وجود نداشته باشد.

هر ساختار شکست باعث یک نوع دسته بندی متفاوت از فعالیتها، مایلستون ها یا منابع میشود. که این دسته بندی نتایج زیر را دربردارد.

  • آیتم ها را خواناتر و درک شدنی میکند.
  • اطلاعات آیتم ها را خلاصه سازی میکند

فعالیتها یک سلسله مراتبی اصلی دارند که همان ساختار شکست کار است و در فیلدی به نام WBS میتوان آن را مشاهده کرد. در کنار ستون Task Name  میتوانیم ستونس به نام WBS اضافه کنیم که این سلسله مراتب را نشان میدهد.

در ابتدا باید تمامی آیتم ها را ایجاد نماییم و بعد دسته بندی ها را مشخص کنیم وقتی پروژه ای را به صورت زیر دسته بندی میکنیم دسته بندی اطلاعات کمک میکند که فعالیت های هم نوع را در یک دسته قرار دهیم با این کار اطلاعات کل مجموعه را به راحتی در اختیار خواهیم داشت به طور کلی اساس کار نرم افزار کنترل پروژه شکست پروژه از کل به جز است زیرا کنترل و پیچیدگی پروژه در کل ساختار زیاد است اما اگر همین پروژه به دسته بندی های کوچک و کوچک تر تبدیل شود فقط لازم هست کوچکترین جز ها را کنترل کرد و مقدار دهید چون روی این دو ارتباط برقرار است و کوچکترین تغییر روی جز روی کل هم تغییر ایجاد میکند

به این دسته بندی ها یا فاز های پروژه در msp خلاصه فعالیت و یا فعالیت مادر میگویند (summary task ) وبه فعالیت هایی که در این دسته قرار میگیرد subtask گفته میشود برای تعیین خلاصه فعالیت و فعالیت ها میتوانیم از سه روش زیر عمل کنیم

  • ابتدا کلیه فعالیت ها را درون یک پروژه لیست کنیم سپس فعالیت های یکسان را داخل یک خلاصه فعالیت قرار دهیم
  • میتونیم خلاصه فعالیت های مورد نظر را در نظر بگیریم و همه فعالیت های مربوط به هر کدو م رو درون آن خلاصه فعالیت قرار دهیم
  • روش سوم ترکیبی ازین دو روش میباشد تا به یک برنامه زمانبندی مناسب برسیم

نکته : در ابتدای کار خلاصه فعالیت خود را مشخص کنید معمولا hide  می باشند می تونین در تب Format  گزینه summary task  را تیک بزنین

987654161

حال نوبت به این میرسد که سلسله مراتب مربوط به آیتم ها را مشخص کنیم این کار را با استفاده از گزینه های indent و outdent  می توانیم  انجام دهیم از پایین ترین سطح شروع میکنیم و تمام فعالیت هایی که میخواهیم در یک زیر مجموعه خلاصه فعالیت قرار بگیرد را انتخاب کرده و گزینه   indent  را انتخاب میکنیم و همه آنها زیر مجموعه خلاصه فعالیت میروند.

به این ترتیب میتوانید یک ساختار شکست مناسب برای سازمان خود ترتیب دهید

در تعریف دیگر فعالیتها یک سلسله مراتبی اصلی دارند که همان ساختار شکست کار است و در فیلدی به نام WBS میتوان آن را مشاهده کرد. به جز فیلد WBS ، فیلدهای دیگری نیز برای نشان دادن اطلاعات ساختار شکست پروژه وجود دارد که عبارتند از:

Outline number: کد هایی که در فیلد wbs نمایش داده میشوند به طور پیش فرض با   outline number برابر هستند.

Outline level: عددی را نشان میدهد که مشخص کننده سطح هر آیتم هست.

ویرایش و اختصاصی سازی کد  WBS

کد WBS به طور پیش فرض مقدارهای Outline Number را نشان میدهد. بااین حال میتوان آن را تغییر داد. برای اینکار دو روش وجود دارد:

۱-سلول موردنظر خود را انتخاب کرده و آن کدی را که مایل هستید در فیلد WBS وارد کنید. برای بازگرداندنمقدارها به مقدار پیش فرض کافی است که سلولهای ویرایش شده را پاک نمایید.

۲-برای تعیین قالببندی کدهای WBS روی Project| WBS| Define کلیک کنید

wb

هر کد WBS دارای چندین سطح میباشند که هر ردیف این جدول مشخصکننده یک سطح است. اگر تعداد سطوح تعریف شده در این جدول کم باشد، به جای قسمت تعریف نشده از قالببندی Outline Number استفاده خواهد شد. هر تغییر در کدهای سطح بالا، باعث اعمال آن تغییر در سطوح پایین تر نیز میشود.

ساختار شکست ثانویه

برای ساخت ساختار شکست های دیگر برای برنامه خود بهتر از کدهای ساختاری (Outline Code) ها استفاده کنید. حال فیلد موردنظر خود را (OutLine Code 1) را به جدول اضافه کنید. بر روی آن راست کلیک کنید و Custam Fields را انتخاب نمایید. نام آن را در صورت نیاز تغییر دهید. حال روی Look Up کلیک کنید تا کادر زیر باز شود.

look

قسمت (Code Mask (Optional را باز کنید و روی آن Edit Mask کلیک کنید حال در پنجره باز شده اقدام به تعریف سلسله مراتب که ساختاری کنید. توجه کنید که تعداد سطوح که ساختاری به تعداد ردیف هایی که در این جدول تعریف کرده اید محدود خواهد شد.
برای مشخص کردن مقدارهای قابل قبول، به قسمت Lookup Table رفته، مقدارها را در لیست وارد کنید. اگر گزینه (Allow Addition) فعال باشد مقدارهایی که کاربر وارد میکند پذیرفته شده و به جدول Lookup نیز اضافه خواهد شد.
گزینه بعدی (Allow Only) فقط کدهایی قابل قبول هستند که در پایین ترین سطح کد ساختاری هستند برای مشخص کردن کد ساختاری فعالیتها، فعالیت موردنظر خود را انتخاب کرده، مقدار را در فیلد Outline Code موردنظر وارد کنید.

نکته: مقدار Outline Code را معمولاً فقط به فعالیتها اختصاص میدهند ، زیرا خلاصه فعالیتها درواقع نوعی شیوه تعیین ساختار هستند و قرار نیست در سایر ساختارهای شکست نیز ظاهر شوند.

گروهبندی

برای پیاده سازی ساختارهای شکست ثانوی، باید از ابزار گروه بندی استفاده کنیم . ابزار آیتم ها منابع یا تخصیصها را بر اساس یک یا چند فیلد دسته بندی میکند و اطلاعات خلاصه سازی شده فیلدها را در سرفصلها نمایش میدهد. برای گروه بندی دستور View | Data | Group by را اجرا نمایید. زیرمجموعه این دستور، مقادیر از قبل تعریف شده ای برای گروه بندی وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید. در صورت نیاز به گروه بندی ها بیشتر بر روی More Group کلیک کنید و گروه بندی موردنظر را انتخاب نمایید یا اقدام به ایجاد گروه بندی جدید کنید و یا گروه بندی های موجود را ویرایش نمایید.

برای ساخت گروه بندی جدید، بر روی New کلیک کنید نام گروه بندی در فیلد Name مشخص میشود. اگر گزینه Show in menu فعال باشد، گروه بندی در لیست گروه بندی های پرکاربرد نمایش داده میشود. اگر گزینه Show Summary Task را فعال کنید، خلاصه فعالیتها نیز همراه با فعالیتها گروه بندی میشوند. ( معمولاً از این گزینه استفاده نمیشود.) اگرگزینه Maintion Hierarchy  را فعال کنید، بعد از انجام تمام دسته بندیها، دسته بندی بر اساس WBS نیز اضافه میشود.گزینه های Group Assignments, not tasks یا Group Assignments,not resources مشخص میکنند که گروه بندی باید به جای فعالیتها و منابع، برای تخصیصها به کار رود و تنها در نماهای مربوط به تخصیص یعنی Task Usageو Resource Usage کاربرد دارد.با گزینه Define Group Intervals میتوانید بازه زمانی گروه بندی را مشخص کنید.برای گروه بندی فعالیتها بر اساس کدهای ساختاری تعریف شده در Project فقط کافیست که Outline Code ها را در قسمت گروه بندی انتخاب نمایید.

dfg

ساختار شکست منابع:

پیاده سازی ساختار شکست منابع هیچ تفاوتی با ساختار شکست فعالیتها ندارد و دقیقاً همانند آنچه گفته شد اجرا میشود

ساختار شکست تخصیصها

برای گروه بندی تخصیصها لازم است که ابتدا به نمای Task Usage یا Resource Usage بروید. سپس به کادر محاوره تعریف گروه بندی رفته، گزینه Group Assignments,not tasks را فعال کنید. بعد از آن معیارهای گروه بندی را وارد کنید.اگر گزینه Group Assignments فعال شده باشد، ستون Field Type جدول نیز فعال خواهد بود و میتوان در آن Task, Assignment و یا Resource را انتخاب کنید. که در ادامه بیشتر در مورد این مبحث توضیح خواهم داد.