این سایت برای ie9 طراحی نشده است

لطفا دستگاه خود را بچرخانید.

فعال سازی و تنظیمات Document ID در شیرپوینت

۱۴ مرداد ۱۳۹۴ راحله عباسی فشمی
بدون دیدگاه

یکی از قابلیتهای کارای شیرپوینت ایجاد خودکار شناسه برای اسناد می باشد. شناسه یا کد شناسایی سند (Document ID) کدی واحد می باشد که پس از ایجاد سند جدید یا بارگذاری آن در شیرپوینت، به آیتم مورد نظر اختصاص می یابد و در تمام طول حیات سند، آن را همراهی خواهد نمود.

Document ID با فراهم ساختن یک راه ساده برای جستجو و پیگیری اسناد ، صرفه نظر از محل ذخیره سازی آنها ، در مدیریت مستنداتتان به شما کمک می کند. برای مثال اگر سندی از یک Document Library به Document Library دیگر در همان سایت یا سایتی دیگر از سایت کالکشن مورد نظر انتقال داده شود، شناسه ی واحدی که بدان اختصاص یافته ، همچنان به عنوان یکی از مشخصه های سند باقی خواهد ماند. شما می توانید از شناسه (Document ID) برای جستجوی سند نیز استفاه کنید.

پس از فعالسازی این قابلیت در شیرپونت ، یک ستون به اسنادتان اضافه شده و شناسه ی اختصاص یافته به هر سند ، در ستون Document ID در کتابخانه ی مورد نظر نمایش داه خواهد شد.

یکی از قابلیتهای ویژه ی کار با Document ID  این است که پس از فعالسازی آن در سایت افزونه ای به اسناد word شما تحت عنوان Quick Part اضافه می شود که می توانید آن را به متن اسناد خود اضافه نمایید. در این صورت شناسه یا شماره سند مزبور از شیرپوینت به متن سند انتقال خواهد یافت.

فعالسازی و تنظیمات Document ID در شیرپوینت سرور ۲۰۱۳ :

به منظور استفاده از شناسه ی اسناد در شیرپیونت ابتدا باید این ویژگی را در سایت کالکشن مورد نظر فعال نمایید. بدین منظور باید دسترسی های Administrator را داشته باشید.

  1. در سایت کالکشن مورد نظر به مسیر زیر رفته ،

Site setting\Site Collection Administration\Site Collection Features\   ویژگی Document ID Services را فعال نمایید.

۲٫ پس از فعالسازی این ویژگی ، در Site Setting\Site Collection Administration\Document ID Setting ، گزینه ی Assign Document ID را تیک بزنید. برای اینکه شناسه ها در فرمت خاصی ایجاد گردند ، در قسمت  Begin ID with ، فرمت دلخواه را وارد نمایید. برای تعیین محدوده ای که می خواهید شناسه ها جستجو شوند، در قسمت Document ID Lookup Search Scope ، سایتهایی را که مدّ نظرتان می باشد مشخص نمایید. پس از فعالسازی ستونی با عنوان Document ID به کتابخانه های سایت شما افزوده خواهد شد.

برای اینکه بتوانید عملیات جستجو را بر اساس Document ID انجام دهید ، کافی است وب پارت Find By Document ID را به پیج مورد نظر اضافه نمایید.